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Política de Privacidad

POLÍTICA DE PRIVACIDAD INTERNA DE RECLUTAMIENTO DE HAYS

 

INTRODUCCIÓN

  • La presente Política de Privacidad Interna de Reclutamiento se aplica a las personas que buscan empleo en Hays.
  • Esta Política de Privacidad Interna de Reclutamiento describe la manera en la que recopilamos, utilizamos y tratamos sus datos personales y cómo, al hacerlo, cumplimos con las obligaciones legales que hemos contraído con usted. Nos importa su privacidad y estamos decididos a proteger y salvaguardar sus derechos en cuanto a la privacidad de sus datos.
  • Si nos indica que también desea que tratemos sus datos personales para encontrarle un puesto de trabajo adecuado con los clientes de Hays u otros terceros, se le aplicará nuestra Política General de Privacidad con respecto a este tratamiento.
  • Para evitar cualquier duda, la presente Política de Privacidad Interna de Reclutamiento no será de aplicación al Personal de Hays cuando este se presente a puestos internos. Si este es su caso, por favor lea la Política de Privacidad para Empleados que encontrará en la Intranet de Hays.
  • Si acepta una oferta de trabajo con Hays, debe consultar la Política de Privacidad para Empleados para obtener información sobre cómo tratamos los datos personales del Personal. Se le facilitará esta Política durante el proceso de incorporación.
  • A los efectos de la legislación aplicable en materia de protección de datos (entre ellos, sin que la enumeración sea limitativa, el Reglamento General de Protección de Datos (Reglamento (UE) 2016/679) (el «RGPD»), pueden consultarse los datos de la empresa responsable de sus datos personales («Hays» o «nosotros») en el Anexo 1.
  • La presente Política de Privacidad Interna de Reclutamiento podrá ser modificada periódicamente. Por ello, le aconsejamos que visite esta página si desea mantenerse informado, pues publicaremos en ella todos los cambios relativos a la privacidad de datos.
  • Si no está satisfecho/a con cualquier aspecto de nuestra Política de Privacidad Interna de Reclutamiento, debe saber que quizá le asistan derechos jurídicos, por lo que también los hemos descrito
  • La presente Política de Privacidad Interna de Reclutamiento se aplica en los países correspondientes en toda nuestra red internacional. Cabe la posibilidad de que cada país aborde la privacidad de los datos de una manera ligeramente distinta, por lo que también se han incluido apartados específicos para cada país en la presente Política de Privacidad Interna de Reclutamiento. Puede consultar un resumen de los términos específicos para cada país en el Anexo 3. De esta manera, nos aseguramos de cumplir con todas las garantías aplicables en la materia, con independencia de dónde se encuentre.

 

¿QUÉ TIPO DE DATOS PERSONALES RECOPILAMOS SOBRE RECLUTAMIENTO?

  • Recopilamos datos sobre usted para que el proceso de Reclutamiento se desarrolle sin problemas. Por ejemplo, cuando tenemos interés legítimo al tenerle en cuenta para un puesto y para asegurarnos de poder cumplir con nuestras obligaciones legales y normativas. Dependiendo de las circunstancias pertinentes y de la legislación y los requisitos locales aplicables, podremos recopilar la totalidad o parte de la información que se enumera a continuación para facilitar este proceso, cuando corresponda. Esta es una política internacional y es importante señalar que, en algunas jurisdicciones, se nos restringe el tratamiento de algunos de los datos que se indican a continuación. En estos casos, no trataremos los datos en dichas jurisdicciones. Para facilitar la consulta, los ejemplos más significativos de datos que se nos permite o incluso se nos obliga a tratar en algunas jurisdicciones, pero que se nos prohíbe procesar en otras, se incluyen en la segunda parte de la lista que figura a continuación:
    • nombre;
    • edad/fecha de nacimiento;
    • información de contacto, como dirección, correo electrónico y número de teléfono;
    • número de identidad;
    • sexo/género;
    • fotografía;
    • estado civil;
    • CV;
    • datos sobre formación;
    • vida laboral y localizaciones de empleos anteriores;
    • datos de sus contactos a efectos de referencias;
    • su firma, incluida la firma digital;
    • situación de inmigración (si necesita permiso de trabajo);
    • nacionalidad/ciudadanía/lugar de nacimiento;
    • copia de su carnet de conducir o pasaporte/carnet de identidad;
    • número de la seguridad social (o equivalente en su país) y otra información fiscal conexa;
    • información sobre su puesto actual o puesto/s anterior/es, incluidas remuneración, pensión y prestaciones;
    • información complementaria que desee comunicarnos;
    • información complementaria que sus contactos a efectos de referencias deseen comunicarnos sobre usted;
    • cualquier información complementaria que exija la legislación local; e
    • información complementaria de fuentes externas.
  • Como indicamos anteriormente, algunos de los ejemplos más significativos de datos que tratamos en algunas jurisdicciones, pero que no podemos procesar en otras (y que por lo tanto no procesamos en dichas jurisdicciones), incluyen:
    • información financiera (incluso cuando debamos comprobar su historial financiero);
    • información sobre diversidad, incluido el origen racial o étnico, las creencias religiosas o de otro tipo y la salud física o mental, incluso aquella información relacionada con la discapacidad;
    • orientación sexual;
    • información biométrica;
    • grabaciones del CCTV si visita nuestras instalaciones;
    • antecedentes penales; y
    • las comunicaciones que envíe a Hays y que pasen por sus Sistemas, incluidos correos electrónicos, mensajes instantáneos, publicaciones en redes sociales, SMS y mensajería en aplicaciones (como WhatsApp).
  • Tenga en cuenta que la anterior no es una lista limitativa de las categorías de datos personales que recopilamos.
  • Trataremos la totalidad o parte de los datos personales indicados anteriormente para asegurarnos de que el proceso de Reclutamiento transcurre sin problemas y poder tomar una decisión informada sobre su idoneidad para el puesto en cuestión (u otros puestos apropiados que puedan estar disponibles, según las circunstancias).
  • Según el tipo de datos personales y los motivos que justifiquen su tratamiento, cabe la posibilidad de que, si rehúsa comunicárnoslos, no podamos continuar el proceso de Reclutamiento.
  • Para obtener más información sobre los fundamentos jurídicos que seguimos para usar y tratar sus datos personales, lea el apartado «Fundamentos jurídicos para el tratamiento de sus datos».

¿CÓMO RECOPILAMOS SUS DATOS PERSONALES?

Recopilamos sus datos personales principalmente de tres formas:

  1. Datos personales que usted nos proporciona;
  2. Datos personales que recibimos de otras fuentes; e
  3. Información personal que recopilamos automáticamente.

A continuación, se explica cada una de ellas con mayor detalle.

Datos personales que usted nos proporciona

  • Hays necesita conocer determinada información sobre usted para poder llevar a cabo correctamente el proceso de Reclutamiento.
  • Puede compartir con nosotros esta información de diversas maneras. Según corresponda y de acuerdo con las leyes y requisitos locales, pueden ser:
  • cuando envía una solicitud de empleo a Hays a través de nuestra página web u otro portal de reclutamiento;
  • cuando envía una solicitud de empleo a Hays por correo electrónico;
  • cuando envía una solicitud de empleo a Hays a través de bolsas de trabajo (como Monster y StepStone);
  • cuando envía una solicitud de empleo a Hays a través de páginas web de contactos profesionales (como LinkedIn);
  • cuando envía una solicitud de empleo a Hays adjuntando su CV o solicitud, ya sea de forma impresa o electrónica;
  • cuando se registra para recibir más información por nuestra parte en una feria de empleo u otros eventos profesionales de Hays, incluida la solicitud de envío de una presentación que hayamos realizado, según sea el caso;
  • cuando solicita participar en nuestros programas de mentores y becas;
  • cuando rellena un formulario de candidatura en el momento de su entrevista;
  • cuando, como candidato, ya se haya puesto en contacto con Hays para contratar sus servicios de búsqueda de empleo con un tercero;
  • información que proporciona al Personal de Hays en las comunicaciones realizadas durante el proceso de Reclutamiento;
  • cuando rellene un test de emparejamiento en nuestra página web (si está disponible en su jurisdicción).

Datos personales que recibimos de otras fuentes

  • También nos llegan datos personales sobre usted a través de otras fuentes. Dependiendo de las circunstancias y de las leyes y requisitos locales de aplicación, estos podrían incluir datos personales recibidos en las siguientes situaciones:
    • información obtenida sobre usted cuando realizamos búsquedas de fuentes de terceros, como LinkedIn y otros portales de empleo, para un posible Reclutamiento para puestos en Hays;
    • cuando un miembro del Personal de Hays nos da una referencia suya, por ejemplo, a través de nuestros equipos de reclutamiento interno, compartirán datos personales sobre usted con nosotros;
    • si su perfil nos llega a través de una agencia de empleo o asesor, es posible que nos comuniquen su información personal;
    • información obtenida por uno de nuestros equipos internos de reclutamiento que recibió su información, por ejemplo, a través de una página web de carreras profesionales o un guía para graduados;
    • información obtenida de terceros, como antiguos empleados de Hays que le hayan recomendado para un puesto;
    • información obtenida sobre usted de proveedores de servicios externos que realizan la verificación de antecedentes en nuestro nombre;
    • las personas de contacto a efectos de referencias pueden comunicar información personal sobre usted; y
    • si le da a «me gusta» a nuestra página de Facebook o nos «sigue» en Twitter (o similares) estos sitios nos proporcionarán su información personal.

 

Información personal que recopilamos automáticamente

 

  • En los casos oportunos y, de conformidad con la legislación y los requisitos locales, podemos recopilar sus datos personales automáticamente de las siguientes maneras:

 

  • las comunicaciones que envíe a Hays y que pasen por sus Sistemas, incluidos correos electrónicos, mensajes instantáneos, publicaciones en redes sociales, SMS y mensajería en aplicaciones (como WhatsApp);
  • cuando visita nuestro sitio web, su dirección IP, la fecha, las horas y la frecuencia con la que accede al sitio web y la manera en la que navega a través de su contenido. Asimismo, también recopilamos sus datos cuando se pone en contacto con nosotros a través del sitio web, por ejemplo, por medio del chat;
  • cuando visita nuestro sitio web, según la configuración específica de cookies de su navegador. Es posible que utilicemos sus datos de navegación de nuestros sitios web para mejorar otros aspectos de nuestras comunicaciones con usted. Si desea más información sobre las cookies, incluida la manera en que las utilizamos y las opciones que tiene a su disposición, lea nuestra Política General de Privacidad.

 

¿CÓMO UTILIZAMOS SUS DATOS PERSONALES?

Generalmente, utilizamos los datos de Reclutamiento de las siguientes maneras:

  1. Para asegurar que el proceso de Reclutamiento transcurre sin problemas;
  2. Para evaluar su idoneidad para los puestos de trabajo;
  3. Para realizar un control de la igualdad de oportunidades (según proceda y de acuerdo con los requisitos de la legislación local);
  4. Para la formulación, el ejercicio o la defensa de un derecho en procedimientos judiciales; y
  5. Para que podamos ayudarle y hacerle comprender nuestras obligaciones legales si sufre una enfermedad o discapacidad.

A continuación, se explica cada uno de estos propósitos con mayor detalle.

Para asegurar que el proceso de Reclutamiento transcurre sin problemas

  • A continuación, le presentamos varias formas en las que podemos tratar o utilizar sus datos personales con este propósito, según proceda y de acuerdo con las leyes y los requisitos locales:
    • recopilar sus datos a través de usted y de otras fuentes, como sus contactos a efectos de referencias;

o  transmitir sus datos a los reclutadores que nos ayudan en la búsqueda de nuevo Personal;

o  permitir a los reclutadores ponerse en contacto con usted con referencia al puesto;

  • permitir a nuestros encargados de contratación decidir si le proponen una oferta de empleo;
  • determinar las condiciones de su empleo con nosotros;
  • los reclutadores internos pueden comunicar sus datos a nuestros encargados de contratación con el fin de discutir su idoneidad para un puesto en Hays;
  • evaluar sus cualificaciones para un trabajo o tarea en particular, incluidas las decisiones sobre la contratación;
  • informarle sobre el resultado de su solicitud de empleo;
  • verificar los datos que hayamos recibido, utilizando medios de terceros (como evaluaciones psicométricas o pruebas de aptitudes), o a través de solicitudes de información (como referencias, cualificaciones y posibles condenas penales, en la medida en que sea apropiado y de conformidad con la legislación local);
  • almacenar y transmitir sus datos (y actualizarlos cuando sea necesario) en y entre nuestras bases de datos de reclutamiento internas y nuestros sistemas de seguimiento de solicitantes;
  • cumplir con nuestras obligaciones legales en relación con la detección de la delincuencia o la recaudación de impuestos o derechos;
  • conservar un registro de cuándo se presenta a una entrevista u otro tipo de evaluación;
  • realizar los trámites para ofrecerle un puesto de trabajo;
  • realizar encuestas de satisfacción sobre nuestro proceso de Reclutamiento;
  • de acuerdo con los requisitos específicos de la legislación local (teniendo en cuenta que en algunas de las jurisdicciones donde operamos, el grado en que se permite llevar a cabo algunas de estas formas de tratamiento es limitado):
    • controlar las comunicaciones que envíe a Hays y que pasen por sus Sistemas, incluidos correos electrónicos, mensajes instantáneos, publicaciones en redes sociales, SMS y mensajería en aplicaciones (como WhatsApp);
    • mantener un registro de los datos de seguridad para que podamos asegurarnos de quién se encuentra en nuestras instalaciones en todo momento; e
    • implementar el CCTV en nuestras instalaciones para garantizar la seguridad de nuestro Personal y nuestra propiedad.
  • cumplir con cualquier otra obligación o requisito necesario que derive del proceso de Reclutamiento;
  • si es contratado para un puesto, transferir sus datos personales a nuestros sistemas internos de Recursos Humanos; y
  • si no es contratado para un puesto en Hays, podemos procesar sus datos personales para presentarle a otro miembro del equipo de Hays y discutir sobre si desea que continuemos tratando sus datos personales para ayudarle a encontrar trabajo con uno de nuestros clientes. En dichas circunstancias, usted se convertiría en un «candidato» y estaría sujeto a nuestra Política General de Privacidad.

Para evaluar su idoneidad para los puestos de trabajo

  • Además de los procesos habituales de Recursos Humanos, a medida que avanza la tecnología, es posible que en el futuro podamos utilizar el aprendizaje automático, la creación de perfiles y los algoritmos para ayudarnos a tomar decisiones de Reclutamiento y a evaluar con mayor precisión su idoneidad para los puestos de trabajo, así como para asistirnos en la toma de otras decisiones en nuestros procesos de Reclutamiento. Esta es una oportunidad interesante para mejorar nuestros procesos de negocio y asegurarnos de que todos disfrutamos de un lugar de trabajo exitoso. En las circunstancias pertinentes, y cuando esté legalmente permitido, podemos requerir su consentimiento para realizar algunas de estas actividades.

Para realizar un control de la igualdad de oportunidades

  • Nos comprometemos a garantizar que nuestros Reclutamiento procesos se ajustan a nuestro enfoque de igualdad de oportunidades. En algunas jurisdicciones, donde el tratamiento de dichos datos está permitido de acuerdo con los requisitos de la legislación local, algunos de los datos que podemos recopilar sobre usted se encuentran amparados por el marco de la «información relativa a la diversidad». Estos datos pueden ser información sobre su origen étnico, género, discapacidades, edad, orientación sexual, religión u otras creencias, régimen de cuidado de menores, así como su contexto socioeconómico. Cuando proceda y únicamente de conformidad con la legislación y los requisitos locales, haremos uso de esta información de forma anónima para controlar nuestro cumplimiento de los requisitos de igualdad de oportunidades.

Para la formulación, el ejercicio o la defensa de un derecho en un procedimiento judicial

  • En circunstancias excepcionales, podremos utilizar sus datos personales para la formulación, el ejercicio o la defensa de un derecho en un procedimiento judicial.

Para que podamos ayudarle y hacerle comprender nuestras obligaciones legales si sufre una enfermedad o discapacidad

  • Si sufre cualquier problema de salud o discapacidad, y de acuerdo con las leyes y requisitos locales, podemos registrar esta información y, de esta forma, ajustarnos de forma razonable a las entrevistas y otros procedimientos de Reclutamiento en caso de ser necesario.

Tenga en cuenta que la lista anterior de las formas en que utilizamos sus datos personales con este propósito no es limitativa.

Solo utilizaremos sus datos personales con los propósitos para los que los recopilamos, a menos que consideremos razonablemente que necesitamos utilizarlos por otra razón y que esa razón sea compatible con el propósito original. Si necesitamos utilizar sus datos personales para un propósito que no está relacionado, se lo notificaremos y le explicaremos el fundamento jurídico que nos permite hacerlo.

Para obtener más información sobre los fundamentos jurídicos en los que nos basamos para usar y tratar sus datos personales de las formas mencionadas, lea el apartado «Fundamentos jurídicos para el tratamiento de sus datos».

Tenga en cuenta que, en determinadas jurisdicciones en las que operamos, pueden aplicarse normas adicionales sobre cómo utilizamos sus datos personales. Para obtener más información acerca de las normas adicionales, consulte el Anexo 3.

¿CON QUIÉN COMPARTIMOS SUS DATOS PERSONALES?

  • Si procede y de acuerdo con las leyes y requisitos locales, podremos compartir algunos de sus datos personales, de diversas maneras y por diversas razones, con las siguientes categorías de personas:
    • cualquiera de las empresas de nuestro grupo (incluidas las de nuestras oficinas en el extranjero);
    • su familia y representantes personales;
    • organizaciones externas de terceros (por ejemplo, las que llevan a cabo pruebas psicométricas), socios comerciales y asesores profesionales, para que podamos evaluar su idoneidad para el puesto de trabajo;
    • cuando proceda, reclutadores que nos ayudarán a encontrar el puesto adecuado para usted;
    • personas y organizaciones que posean información relacionada con su referencia o solicitud para trabajar con nosotros, como empleadores actuales o pasados, educadores y organismos examinadores, agencias de inmigración y agencias de empleo y reclutamiento;
    • terceros, con el fin de cumplir con nuestras obligaciones legales, por ejemplo, en relación con los requisitos de inmigración;
    • terceros que posean información relacionada con su historial financiero, como organizaciones financieras, agencias de información crediticia y agencias de cobro y auditoría de deudas;
    • cuando proceda, profesionales médicos como su médico de cabecera o un especialista en salud laboral;
    • terceros proveedores de servicios que desempeñen funciones en nuestro nombre (incluidos consultores externos, socios comerciales y asesores profesionales, como abogados, auditores y contables, equipos de apoyo técnico y consultores informáticos que realizan las actividades de prueba o desarrollo de nuestros sistemas tecnológicos de negocio);
    • terceros proveedores de servicios informáticos y almacenamiento de documentos con los que hayamos suscrito el correspondiente contrato de tratamiento (u otras garantías asimiladas);

 

  • terceros que estén involucrados o prestan asistencia en litigios (incluidos asesores legales, testigos, peritos y autoridades judiciales y cuasijudiciales);
  • terceros que hayamos incorporado a nuestros ficheros para la prestación de servicios, como comprobaciones de referencias, cualificaciones y condenas penales, en la medida en que dichas comprobaciones sean procedentes y se ajusten a la legislación local; y
  • si Hays se fusiona con otro negocio o empresa o es adquirida por un tercero en el futuro, (o está debatiendo esta posibilidad) podemos compartir sus datos personales con los (futuros) nuevos propietarios del negocio o empresa.

¿CÓMO PROTEGEMOS SUS DATOS PERSONALES?

  • Proteger su información es una prioridad. Por este motivo, hemos adoptado medidas adecuadas que han sido diseñadas para impedir el acceso no autorizado a sus datos personales y su uso indebido. Entre estas medidas se incluyen aquellas para hacer frente a cualquier sospecha de violación de la seguridad de los datos.
  • Nos comprometemos a adoptar todas las medidas razonablemente oportunas para proteger los datos personales que almacenamos contra cualquier uso indebido, pérdida o acceso no autorizado. Para ello, adoptamos una serie de medidas técnicas y organizativas apropiadas.
  • Si sospecha que se puede estar produciendo un uso indebido de sus datos personales o un acceso no autorizado a ellos, le rogamos que nos lo haga saber de inmediato. Puede consultar nuestros datos de contacto en el Anexo 1.

¿DURANTE CUÁNTO TIEMPO CONSERVAMOS SUS DATOS PERSONALES?

  • De conformidad con sus derechos (tal y como se explica en la presente Política de Privacidad Interna de Reclutamiento), normalmente trataremos sus datos desde la primera vez que se ponga en contacto con nosotros y los conservaremos hasta que finalice el proceso de Reclutamiento. El plazo exacto dependerá del tipo de datos, de nuestras necesidades empresariales legítimas y de otras normativas legales o reglamentarias que nos obliguen a conservarlos durante determinados períodos mínimos. Por ejemplo, podemos conservar los datos durante un periodo de tiempo determinado para cumplir con los requisitos de la legislación local en relación con los controles de inmigración, o para que podamos responder cualquier pregunta que pueda tener sobre el proceso de Reclutamiento en el futuro.
  • A la hora de determinar el período de conservación adecuado para los diferentes tipos de datos personales, siempre tenemos en cuenta la cantidad, naturaleza y sensibilidad de los datos personales en cuestión, el riesgo potencial de daño derivado del uso o la revelación no autorizados de dichos datos personales, los propósitos para los que necesitamos tratarlos y si podemos lograr dichos propósitos por otros medios (además, por supuesto, de asegurarnos de que cumplimos con nuestras obligaciones legales, reglamentarias y de gestión de riesgos, como se ha indicado anteriormente).
  • Una vez hayamos determinado que ya no necesitamos conservar sus datos personales los Suprimiremos de nuestros Sistemas.

¿CÓMO PUEDE ACCEDER, MODIFICAR O RETIRAR LOS DATOS PERSONALES QUE NOS HA FACILITADO?

Uno de los principales objetivos del RGPD es proteger y explicar los derechos de los ciudadanos de la UE y de las personas físicas en dicho territorio en lo relativo a la privacidad de los datos. Aunque sus datos personales ya obren en nuestro poder, tiene una serie de derechos en relación con ellos que le indicamos estos derechos a continuación.

Para hacer cualquier consulta sobre estos derechos (incluso si quiere ejercer alguno de ellos), puede ponerse en contacto con nosotros a través de los datos que figuran en el Anexo 1. Intentaremos tramitar su solicitud sin demoras injustificadas y, en cualquier caso, en el plazo de un mes (sin perjuicio de las prórrogas que nos permita la ley). Tenga en cuenta que, en algunos casos, llevaremos un registro de las comunicaciones para ayudarnos a resolver las cuestiones que ha planteado.

El RGPD le otorga los siguientes derechos en relación con sus datos personales:

Derecho de oposición

  • Este derecho le permite oponerse al tratamiento de sus datos personales cuando lo hagamos por uno de los cuatro motivos que se enumeran a continuación: i) dado que se encuentra entre nuestros intereses legítimos; ii) para permitirnos realizar una tarea que redunde en interés público o ejercer el poder público; iii) para enviarle material de marketing directo; y iv) con fines científicos, históricos, de investigación o estadísticos.
  • La categoría de «intereses legítimos» arriba indicada es la más probable que se aplique en relación con nuestros procesos de Reclutamiento, y si su oposición se refiere al tratamiento de sus datos personales porque lo consideramos necesario para nuestros intereses legítimos, debemos actuar de acuerdo con su derecho de oposición, cesando la actividad en cuestión, salvo:
    • que podamos acreditar motivos legítimos imperiosos para el tratamiento que prevalezcan sobre sus intereses; o
    • que el propósito del tratamiento de sus datos sea la formulación, el ejercicio o la defensa de un procedimiento judicial.

Derecho a retirar el consentimiento

  • En los casos en los que hayamos obtenido su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales en relación con determinadas actividades (por ejemplo, para la elaboración automática de perfiles), podrá retirarlo en cualquier momento; de esta forma, dejaremos de realizar dicha actividad concreta para la que había consentido previamente, salvo que consideremos que existe otro fundamento jurídico que justifique la continuidad del tratamiento de sus datos con estos fines, en cuyo caso, le notificaremos dicha situación.

Derecho a presentar una solicitud de acceso del interesado

  • Tiene derecho a pedirnos en cualquier momento que le comuniquemos qué información mantenemos sobre usted y puede solicitarnos que la modifiquemos, actualicemos o Suprimamos. Por nuestra parte, podremos requerirle más información acerca de su solicitud. No le cobraremos por proporcionarle acceso a esta información sobre usted, salvo que su solicitud sea «manifiestamente infundada o excesiva». Si solicita otra copia de esta información, podremos cobrarle los costes administrativos razonables, siempre que esté legalmente permitido. Cuando nos lo autorice la ley, podremos denegar su solicitud, en cuyo caso le comunicaremos los motivos para ello.

 

  • Tenga en cuenta que, en determinadas jurisdicciones en las que operamos, la legislación local nos impone otros requisitos en relación con las solicitudes de acceso del interesado y podremos denegar su solicitud de conformidad con dichas leyes. Para obtener más información acerca de los requisitos adicionales en su jurisdicción, consulte el Anexo 3.

Derecho de supresión

  • En determinadas circunstancias, tiene derecho a solicitar que «suprimamos» sus datos personales. Por lo general, esta información debe cumplir uno de los siguientes criterios:
    • los datos ya no son necesarios para el fin para el cual los recopilamos y/o tramitamos originalmente;
    • en los casos en los que lo haya concedido previamente, ha retirado su consentimiento a que tratemos sus datos y no tenemos motivos válidos para seguir haciéndolo;
    • los datos han sido tratados ilícitamente (es decir, de una manera contraria al RGPD);
    • que sea necesario suprimir los datos para poder cumplir con nuestras obligaciones como responsables del tratamiento en virtud de las leyes de la UE o del Estado miembro; o
    • si tratamos los datos por considerarlos necesarios para nuestros intereses legítimos y usted se opone al tratamiento y no podemos acreditar motivos legítimos que prevalezcan para continuar con el tratamiento.
  • Tenga en cuenta que, en determinadas jurisdicciones en las que operamos, la legislación local nos impone otros requisitos con respecto al derecho de supresión que asiste al interesado y que podremos denegar su solicitud de conformidad con dichas leyes. Para obtener más información acerca de los requisitos adicionales en su jurisdicción, consulte el Anexo 3.
  • Solamente tendremos derecho a negarnos a tramitar su solicitud de supresión por alguno de los siguientes motivos:
    • para ejercer el derecho a la libertad de expresión e información;
    • para el cumplimiento de una obligación legal o de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos;
    • por razones de interés público en el ámbito de la salud pública;
    • con fines de archivo, investigación o estadísticos; o
    • para el ejercicio o la defensa de un procedimiento jurídico.
  • Cuando se tramite una solicitud válida de supresión de datos, tomaremos todas las medidas razonables para Suprimir los datos pertinentes.

Derecho a limitar el tratamiento

  • En determinadas circunstancias, tiene derecho a solicitar que limitemos el tratamiento de sus datos personales, lo que quiere decir que solamente podremos seguir almacenándolos y que no podremos realizar ninguna otra actividad de tratamiento hasta que: i) se resuelva una de las circunstancias que se enumeran a continuación; ii) otorgue su consentimiento; o bien iii) sea necesario el tratamiento ulterior, ya sea para la formulación, el ejercicio o la defensa de un procedimiento jurídico, con miras a la protección de los derechos de otra persona física o por razones de interés público importante de la Unión Europea o de un determinado Estado miembro.
  • Tiene derecho a solicitar que limitemos el tratamiento de sus datos personales en las siguientes circunstancias:
    • cuando impugne la exactitud de sus datos personales de cuyo tratamiento nos ocupemos. En tal caso, nuestro tratamiento de sus datos personales se limitará durante un plazo que permita verificar la exactitud de los mismos;
    • cuando se oponga al tratamiento de sus datos personales para nuestros intereses legítimos. En este caso, podrá solicitar la limitación de los datos mientras verificamos nuestros motivos legítimos para tratar sus datos personales;
    • cuando el tratamiento sea ilícito, pero prefiera que lo limitemos en lugar de suprimir sus datos; y
    • cuando ya no necesitemos tratar sus datos personales, pero usted los necesite para la formulación, el ejercicio o la defensa de un procedimiento jurídico.
  • Si hemos compartido sus datos personales con terceros, les comunicaremos la limitación del tratamiento, salvo que sea imposible o suponga un esfuerzo desproporcionado. Naturalmente, será notificado antes de levantar cualquier restricción al tratamiento de sus datos personales.

Derecho de rectificación

  • Asimismo, tiene derecho a solicitar la rectificación de los datos personales inexactos o incompletos que le conciernan, incluso a través de una declaración complementaria. Si hemos compartido sus datos personales con terceros, les comunicaremos la rectificación, salvo que sea imposible o suponga un esfuerzo desproporcionado. También puede solicitar los datos de los terceros a los que hemos revelado datos personales inexactos o incompletos. Cuando no consideremos razonable tramitar su solicitud, le justificaremos esta decisión.

Derecho a la portabilidad de los datos

  • Si lo desea, tiene derecho a transferir sus datos personales a otro responsable del tratamiento. En efecto, esto significa que puede transferir los datos que tenemos sobre usted a otro posible empleador o a un tercero. Para ello, le proporcionaremos sus datos en un formato de lectura mecánica, de manera que pueda realizar dicha transferencia a otro posible Si lo prefiere, podemos transferir directamente los datos en su nombre. Este derecho a la portabilidad de los datos se aplica: i) a los datos personales cuyo tratamiento se efectúe por medios automatizados (esto es, sin intervención humana alguna); ii) a los datos personales que nos haya proporcionado; y iii) a los datos personales cuyo tratamiento esté basado en su consentimiento o en el cumplimiento de un contrato.

Derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control

  • Asimismo, tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control local que le corresponda. Puede consultar sus datos de contacto en el Anexo 2.

Si desea ejercer alguno de estos derechos o retirar su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales (cuando el consentimiento sea el fundamento jurídico para dicho tratamiento), puede consultar nuestra información de contacto en el Anexo 1. Tenga en cuenta que, en algunos casos, llevaremos un registro de las comunicaciones para ayudarnos a resolver las cuestiones que ha planteado.

Es importante que la información personal que conservamos sobre usted sea precisa y esté al día. Por favor, háganos saber si su información personal cambia durante el periodo para el cuál conservamos sus datos.

¿QUIÉN SE OCUPA DEL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES?

  • Puede consultar qué entidad de Hays se ocupa del tratamiento de sus datos personales y dónde se encuentra haciendo clic en el Anexo 1.
  • Si tiene cualquier comentario o sugerencia en relación con la presente Política de Privacidad Interna de Reclutamiento, puede ponerse en contacto con nosotros a través de la información que figura en el Anexo 1. Nos tomamos muy en serio la protección de la privacidad, por lo que nos pondremos en contacto con usted a la mayor brevedad posible.

¿CÓMO ALMACENAMOS Y TRANSFERIMOS SUS DATOS AL EXTRANJERO?

  • Hays es un reclutador mundial: esto es lo que nos permite ofrecer nuestro nivel de servicios Para que podamos continuar trabajando de esta manera y llevar a cabo los propósitos descritos en la presente Política de Privacidad Interna de Reclutamiento, sus datos pueden ser transferidos a los siguientes destinatarios situados fuera de su jurisdicción:
  • Queremos asegurarnos de que sus datos se almacenan y se transfieren de forma segura. Por lo tanto, solamente los transferiremos fuera del Espacio Económico Europeo o EEE (esto es, los Estados miembro de la Unión Europea junto con Noruega, Islandia y Liechtenstein), cuando se cumpla con la legislación sobre protección de datos y los medios de transferencia ofrezcan garantías adecuadas en relación con sus datos, por ejemplo:
    • mediante un acuerdo de transferencia de datos que incorpore las cláusulas contractuales tipo en vigor establecidas por la Comisión Europea para la transferencia de datos personales por los responsables del tratamiento en el EEE a los responsables y encargados del tratamiento en territorios que carezcan de leyes adecuadas de protección de datos;
    • mediante la suscripción del Escudo de Privacidad entre la UE y EE. UU. para la transferencia de datos personales desde entidades con sede en la UE hasta entidades ubicadas en Estados Unidos u otro acuerdo equivalente en relación con otras jurisdicciones;
    • cuando transfiramos estos datos a países en los que la Comisión Europea ha constatado la adecuación de sus niveles de protección a través de su legislación;
    • cuando sea necesario para la formalización o la ejecución de un contrato entre nosotros y un tercero, y la transferencia redunde en interés de su persona a los efectos de dicho contrato (por ejemplo, si necesitamos transferir los datos a un proveedor de prestaciones fuera del EEE); o
    • cuando haya dado su consentimiento para la transferencia de los datos.
  • Para garantizar que su información personal recibe un nivel adecuado de protección, hemos establecido procedimientos adecuados con los terceros con los que compartimos sus datos personales. De esta forma, nos aseguramos de que su información personal sea tratada por dichos terceros de manera coherente y respetuosa con la ley de protección de datos.

FUNDAMENTOS JURÍDICOS PARA EL TRATAMIENTO DE SUS DATOS

Existen varias maneras en las que podemos tratar legalmente sus datos personales. Las hemos descrito a continuación.

 

Cuando tratar sus datos personales responda a para nuestros intereses legítimos

  • A los efectos del presente, se aplica el artículo 6, apartado 1, letra f, del RGPD, que nos faculta tratar sus datos cuando sea: «necesario para la satisfacción de los intereses legítimos perseguidos por [nosotros] o un tercero, siempre que sobre dichos intereses no prevalezcan los intereses o los derechos y libertades [del interesado] que requieran la protección de datos personales
  • Consideramos los siguientes como ejemplos no limitativos de actividades de tratamiento de datos que llevamos a cabo en nuestro legítimo interés para realizar un proceso de Reclutamiento efectivo:
    • evaluar su idoneidad para un puesto de trabajo en Hays;
    • informarle sobre el resultado de su solicitud de empleo;
    • para nuestros propósitos administrativos internos;
    • para realizar verificaciones de antecedentes; y
    • para ayudarnos en la formulación, el ejercicio o la defensa de un derecho en procedimientos judiciales.
  • Puede encontrar más ejemplos de cómo tratamos sus datos personales para los fines de nuestros intereses legítimos en la lista no limitativa que figura en el apartado «Para asegurar que el proceso de Reclutamiento transcurre sin problemas».

 

Cuando tratar sus datos personales sea necesario para que podamos cumplir con nuestras obligaciones legales

  • Además de las obligaciones que tenemos con usted en relación con nuestros procesos de Reclutamiento, también debemos cumplir con otras obligaciones legales. El RGPD en su artículo 6, apartado 1, letra c, recoge que podemos tratar sus datos personales cuando dicho tratamiento «sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal aplicable a [nosotros]».
  • Puede encontrar ejemplos de nuestras obligaciones legales en la lista no limitativa que figura en el apartado «Para asegurar que el proceso de reclutamiento transcurre sin problemas».

Cuando el tratamiento de sus Datos Personales Sensibles sea necesario para el ejercicio de nuestros derechos o para cumplir con nuestras obligaciones legales laborales y de seguridad social

  • En ocasiones, necesitaremos tratar sus Datos Personales Sensibles durante el transcurso del proceso de Reclutamiento. El RGPD, en su artículo 9, apartado 2, letra b, recoge que podemos tratar estos datos cuando sea «necesario para el cumplimiento de obligaciones y el ejercicio de [sus o nuestros] derechos específicos… en el ámbito del Derecho laboral y de la seguridad y protección social», siempre que la ley lo permita.
  • Tratamos sus Datos Personales Sensibles con vistas a asegurar el cumplimiento de nuestras obligaciones de igualdad de oportunidades, siempre que se haga de acuerdo con la legislación local. Sin embargo, también podremos tratar otros elementos de sus Datos Personales Sensibles durante el proceso de Reclutamiento por otros motivos. Puede consultar cómo tratamos sus Datos Personales Sensibles en el contexto del proceso de Reclutamiento en la lista no limitativa que figura en el apartado «Para asegurar que el proceso de Reclutamiento transcurre sin problemas».
  • Cuando proceda y de acuerdo con las leyes y requisitos locales, también podemos tratar sus datos médicos para que podamos proporcionarle apoyo adecuado si sufre un problema de salud o discapacidad, con el fin de ajustarnos de forma razonable a la entrevista u otros procedimientos de Reclutamiento. Puede obtener más información aquí.
  • Tenga en cuenta que, en determinadas jurisdicciones en las que operamos, se aplican normas adicionales sobre cómo tratamos sus Datos Personales Sensibles. Para obtener más información acerca de los requisitos adicionales en su jurisdicción, consulte el Anexo 3.

Cuando tratar sus datos personales sea necesario para que podamos formular, ejercer o defender un derecho en procedimientos judiciales

  • En ocasiones, podemos necesitar tratar datos personales y Datos Personales Sensibles con el fin de ejercer o defender un derecho en procedimientos judiciales. El RGPD, en su artículo 9, apartado 2, letra f, nos permite realizar este tratamiento cuando «sea necesario para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones o cuando los tribunales actúen en ejercicio de su función judicial».
  • Esto puede ocurrir, por ejemplo, cuando necesitemos asesoramiento legal en relación con un procedimiento judicial o cuando la ley nos exija conservar o revelar determinada información como parte del proceso legal.

Cuando usted presta su consentimiento para que tratemos sus datos personales

  • En circunstancias muy limitadas, estamos obligados a obtener su consentimiento previo antes de poder llevar a cabo ciertas actividades de tratamiento con sus datos personales. El RGPD, en su artículo 4, apartado 11, recoge que el consentimiento previo es «toda manifestación de voluntad libre, específica, informada e inequívoca por la que el interesado acepta, ya sea mediante una declaración o una clara acción afirmativa, el tratamiento de datos personales que le conciernen.» Dicho de forma sencilla:
    • debe darnos su consentimiento libremente, sin que podamos ejercer sobre usted ningún tipo de presión;
    • debe saber en qué está consintiendo, por lo que nos aseguraremos de proporcionarle suficiente información;
    • solamente se le debe pedir que dé su consentimiento a una única actividad de tratamiento a la vez; por lo tanto, evitamos «agrupar» los consentimientos para que sepa exactamente lo que está aceptando; y
    • debe otorgarnos su consentimiento mediante una acción positiva y afirmativa: es probable que incluyamos una casilla que deberá marcar para cumplir este requisito de manera clara e inequívoca.
  • A medida que vayamos implementando estas actividades de tratamiento que requieran su consentimiento, le daremos más información para que pueda decidir si desea prestar su consentimiento previo.
  • Tenga en cuenta que, en determinadas jurisdicciones en las que operamos, cumplimos con los requisitos adicionales de la legislación local sobre la obtención del consentimiento. Para obtener más información acerca de los requisitos adicionales en su jurisdicción, consulte el Anexo 3.
  • Tiene derecho a retirar su consentimiento a estas actividades. Puede retirarlo en cualquier momento y consultar la manera de hacerlo en el apartado «Derecho a retirar el consentimiento».

En nuestra opinión, ninguna de las actividades mencionadas le perjudican de forma alguna. Sin embargo, tiene derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales en determinadas circunstancias. Si desea más información sobre estas circunstancias y sobre cómo oponerse a nuestras actividades de tratamiento, puede consultar el apartado «Derecho de oposición».

 

Este documento contiene derechos de propiedad intelectual (incluidos derechos de autor) que son propiedad de Hays o para los cuales Hays posee la licencia. Todos los derechos reservados. Ninguna parte de este documento puede ser reproducida en ninguna forma material sin el permiso previo por escrito del propietario de los derechos. Cualquier violación de los derechos de autor u otros derechos de propiedad intelectual puede dar lugar a un procedimiento civil.

 

 

ANEXO 1 – DATOS DE CONTACTO

 

País en el que solicita ser parte del Personal de Hays La entidad de Hays responsable del tratamiento de sus datos personales dependerá de cuál de las siguientes empresas sea la contraparte asociada al proceso en cuestión Datos de contacto:

·       para acceder, modificar o retirar los datos personales que nos ha facilitado;

·       si sospecha que se puede estar produciendo un uso indebido de su información personal o un acceso no autorizado a la misma;

·       para retirar su consentimiento al tratamiento de sus datos personales (cuando este sea el fundamento jurídico para el tratamiento de los mismos);

·       con observaciones o propuestas referentes a la presente Política de Privacidad Interna de Reclutamiento.

España ·       Hays Personnel Services España SA

·       Hays Personnel España Empresa de Trabajo Temporal SA

·       Hays Business Services SL

Puede dirigirse por escrito a las siguientes direcciones:

Paseo de la Castellana 81, planta 10, 28046 Madrid

En su defecto, puede enviarnos un correo electrónico a: customerservice@hays.com

 

 

 

 

 

 

ANEXO 2 – DATOS DE CONTACTO DE LA AUTORIDAD DE SUPERVISIÓN LOCAL

 

País en el que solicita ser parte del Personal de Hays Datos de su autoridad de supervisión local
España Agencia de Protección de Datos. Puede ponerse en contacto con ellos de las siguientes maneras:

•     Teléfono: (+34) 901 100 099 / 912 663 517

•     Dirección postal: Calle Jorge Juan 6, 28001 Madrid

 

ANEXO 3 – VARIACIONES ESPECÍFICAS POR PAÍS DE NUESTRA POLÍTICA DE PRIVACIDAD INTERNA DE RECLUTAMIENTO

 

PAÍS REQUISITO LEGAL PROPIO DEL PAÍS
España Nada de lo dispuesto en la presente Política de Privacidad Interna de Reclutamiento autoriza a Hays a recopilar y procesar sus datos personales infringiendo las leyes y reglamentos locales en materia de protección de datos de esta jurisdicción, ni los requisitos específicos establecidos por la Autoridad de Protección de Datos local en relación con la recopilación o el tratamiento de tipos específicos de datos, incluidos los datos personales sensibles.
De acuerdo con las leyes locales, tenemos el derecho a negarnos a actuar frente a su solicitud de acceso del interesado o cobrarle una tarifa razonable teniendo en cuenta los costes administrativos derivados del hecho de proporcionar la información o comunicación o tomar las medidas solicitadas si se considera que su solicitud es repetitiva.

NOTA: ESTE ANEXO SERÁ ACTUALIZADO CUANDO LA LEY DE TRANSPOSICIÓN LOCAL SE HAYA COMPLETADO

 

 

GLOSARIO

  • Suprimir – en la actualidad, es prácticamente imposible garantizar la supresión permanente irrecuperable de los datos electrónicos. Además, tal y como le hemos explicado en la presente Política de Privacidad Interna de Reclutamiento, en ocasiones podemos estar obligados por leyes o reglamentos, o por razones que obedecen a la gestión de riesgos, a conservar la capacidad de acceder a determinados elementos de datos personales. Sin embargo, nuestro compromiso con usted es que una vez que sus datos personales alcancen el final de su período de retención nominal, o cuando recibamos una solicitud válida para suprimirlos, implementaremos medidas operativas y de sistemas específicas para garantizar que sus datos queden «inutilizables». Con esto queremos decir que, a pesar de que los datos seguirán existiendo técnicamente en un sistema de archivo, nos aseguraremos de que ninguno de nuestros Sistemas operativos, procesos o Personal pueda acceder a ellos. Solo un número extremadamente reducido de Personal de dirección, en situaciones excepcionalmente limitadas y cuidadosamente establecidas, será capaz de restaurar sus datos personales para que puedan ser vistos con dichos fines legítimos. Una vez que tengamos la certeza de que todos los períodos de retención legalmente obligatorios han vencido (que, para los fines actuales, prevemos que será de hasta nueve meses, a menos que se nos exija legalmente que conservemos sus datos personales durante más tiempo), daremos el paso definitivo para llevar a cabo una «eliminación definitiva», por lo que ni siquiera ese número extremadamente reducido de personal de dirección será capaz de restaurar sus datos personales.
  • Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) – instrumento legislativo de la Unión Europa dirigido a armonizar la legislación europea en materia de protección de datos. Su fecha de entrada en vigor es el 25 de mayo de 2018 y cualesquiera remisiones al mismo deben interpretarse en el sentido de que engloban la legislación nacional de transposición.
  • Reclutamiento – hace referencia a personas que buscan empleo como miembros del Personal de Hays. Esto no se aplica a candidatos, es decir, a los solicitantes y posibles solicitantes para todos los puestos anunciadas o promovidos por Hays en nombre de sus clientes u otros terceros.
  • Datos Personales Sensibles – hace referencia a datos personales consistentes en información como su origen racial o étnico, sus opiniones políticas o creencias religiosas, si está afiliado/a a un sindicato, su salud física y mental, sus datos genéticos y biométricos, datos relativos a su vida sexual y a su orientación sexual, y si ha cometido o se sospecha que ha cometido un delito. Dada la naturaleza de los Datos Personales Sensibles, la legislación en materia de protección de datos es mucho más estricta en cuanto a la forma en que deben conservarse y tratarse dichos datos. Solo trataremos sus Datos Personales Sensibles cuando proceda y de acuerdo con los requisitos de la legislación local.
  • Personal – incluye empleados y becarios actuales y anteriores que han sido contratados (o que han aceptado una oferta para ser contratados) directamente por Hays, así como otros trabajadores que están o estaban contratados para la prestación de servicios a Hays (aunque no estén clasificados como empleados). Con estas finalidades, también incluimos a los empleados de Hays que han sido contratados para trabajar en las instalaciones del cliente bajo las condiciones de un servicio de Externalización de Procesos de Selección (EPS) o Proveedor de Servicios Gestionados (PSG). A título ilustrativo, generalmente se da el caso de que, si se concede a una persona acceso a la Intranet de Hays, esta estará sujeta a las condiciones de la Política de Privacidad para Empleados y no a la presente Política de Privacidad Interna de Reclutamiento.
  • Sistemas – incluye sistemas telefónicos, informáticos, de Internet y Wi-Fi, software y portales, cuentas o redes pertenecientes a Hays o controladas o utilizadas por esta que se utilicen para transmitir, realizar o recibir comunicaciones o que se utilicen de otro modo en el curso de las actividades de Hays, incluido el software del portal del candidato y los sistemas CRM.

 

 

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